定款の認証について

検討済みの基本事項に基づいて定款（ていかん）を作成します。定款は株式会社設立にあたって作成することが法律的に義務づけられているもので、株式会社の組織・事務内容等の原則を定めたものです。
株式会社設立申請にあたっての必要書類となっています。作成した定款が定款として効力を生じるためには、公証人の認証を受けなければなりません。これを定款認証と言っています。設立しようとする株式会社設立時の本店所在地を管轄する法務局所属の公証役場に依頼します。

定款の電子認証とは

株式会社設立の際に作成する定款については、平成１６年４月１日から電子文書として作成できるとする法改正がなされ、運用が開始されました。 公証役場における電子定款の認証の手数料は従来どおり５万円ですが、紙ベースの定款認証と異なり印紙税の納付（４万円）が不要であり、コスト面のメリットがあります。

▽定款の電子認証の流れ

１．電子定款の作成
定款の原稿をワープロソフトで作成し、Adobe　Acrobatを使ってPDF形式のファイルに変換します。
これに署名プラグインソフトを使い、JCSIなどから取得した電子証明書を付加する形で電子署名をします。定款を代理作成する場合は作成代理人の電子証明書で電子署名をします。
また、代理人が嘱託を申請する場合は委任状が必要ですが、委任状は従来どおり書面で作成し、委任者の実印を押捺し、印鑑登録証明書を添付します。

２．指定公証人による認証
作成済みのPDFファイル文書を公証役場に電送します。公証人は文書に付された電子署名の有効性を確認したうえ、文書、定款の内容を審査し、問題がなければ認証を付与します。

３．認証後の手続き
認証が済んだ電子定款は嘱託人（代理人）に返還さます。 法務局での登記申請は認証済みの定款を提出します。

▽定款の電子認証のメリット

定款を電子文書とすると、印紙代４万円の会社設立コストを押さえることができます。
〈定款が紙製の場合と定款が電子文書の場合の比較〉

	定款が紙製の場合	定款が電子文書の場合
定款認証代	50,000円	50,000円
印紙代	40,000円	－
合　計	90,000円	50,000円

▽印紙代4万円が不要になる理由

印紙税法で課税文書の種類により税額が定められていて、定款の場合４万円とされているのですが、印紙税は紙文書が課税の対象とされているので電子文書は課税対象外となるのです。
つまり定款が電子文書として作成されると、従来の紙製の定款と比べ、費用が４万円少なく済むのです。
一方、電子定款を自ら作成することはできないことではありませんが、そのためには住基カード、Adobe Acrobatソフト、ICカードリーダ等の手配に3万～4万円の費用と複雑なシステムの理解が必要です。そして一般の方は別の機会に利用することはまず無いものと考えて間違いありません。
当事務所では定款電子認証を利用できる環境を整えておりますのでお気軽にご相談ください。